Webサイトと担当されているチームについて教えてください

社内のWeb運用チームと、社外の制作パートナー（ディレクター+制作スタッフ）でサイトを制作、運営しています。
サイトは1000ページ以上あり、商品情報の更新頻度が高く、毎月の定期更新の他にキャンペーンも頻繁に実施しますので、そのコンテンツの制作作業もあります。
Cubic-MEMOは主にデザインの校正のやり取りをスムーズに行う為に、社内と外部の制作パートナー、両方が利用しています。

Cubic-MEMOを導入した経緯を教えてください

サイトの規模が大きいので、常に商品情報の更新や、修正などの制作作業があります。
これまでは制作作業が発生すると、まず必要な作業をタスクリストに書き上げてから、制作パートナーへ渡す原稿を書くという流れでしたが、この指示原稿をつくるのに多くの時間を取られていて、もう少し効率的に指示を伝えられないかと考えていました。Cubic-MEMOを知ったときに「これは使える！」と思い、制作パートナーさんと一緒に導入することにしました。

Cubic-MEMOを使った第一印象はいかかでしたか？

すごく良かった。使いやすい！ ですね。これで指示が出しやすくなると思いました。
ただ、チームで仕事をする以上、新しいツールを使う時は使い方のルールを決めておかないと、あとで混乱するので、Cubic-MEMOの運用ルールを作らなくてはとも思いました。

導入にあたってCubic-MEMOの勉強会などを行ったのですか？

いいえ、勉強会は行わなかったです。
ドクターシーラボ社内でCubic-MEMOの運用ルールを作り、外部の制作パートナーへメールしただけです。
それだけで特に問題なく使い始めることができたので、勉強会を開く必要は無かったですね。ディレクターから制作スタッフまで、多い時には3～4社、20名以上が関わることもある制作現場ですが、各スタッフのITリテラシーの高い低いに関係なく使える操作のしやすさ、解り易さは良かったです。

Cubic-MEMOの具体的な使い方を教えてください

テストサーバーにアップしているファイルにCubic-MEMOを利用して、制作や修正の指示を付箋に書き込んで貼り付けていきます。
1つの指示につき1枚の付箋を貼り付けるイメージでしょうか。
指示した作業が完了したら、Cubic-MEMOの付箋にある修正・チェック・完了の[フラグ機能]を利用して、確認作業も進めていきます。作業が進むと指示も増えて付箋も相当な数になってくるので、見落としを防ぐためにも、全ての付箋がリスト化される付箋の一覧を見るのも欠かせません。この付箋の一覧をエクスポートしてExcelでタスクリストとして見ています。

上手に使うコツなどはありますか？

Cubic-MEMOは使い方によって、様々な使い方ができるツールですが、スムーズに仕事を進めていく為のポイントは、自分たちの仕事にあった運用ルールを作ることだと思います。付箋を貼り付ける時にちょっとしたルールで管理しておくと、作業効率も良くなります。
いくつか便利な例を挙げると、まずは付箋の色による管理ですね。赤はドクターシーラボからの指示、逆にドクターシーラボへの質問は緑とか、制作会社ごとに貼り付ける付箋の色を決めてあります。色による管理はパッと一目でわかるので、便利ですね。いつまでに青い付箋の作業を終わらせる、とか社内で言ったりしています。
また、付箋の[キーワード]欄は宛先を入力することにして、誰宛の内容なのかを明確にしています。
あとは[フラグ機能]も使っています。例えば、制作会社の方で作業が終わったらフラグをクリックして作業完了を知らせてもらうなどです。

特に便利だと思う機能はありますか？

付箋の一覧をCSV形式でエクスポートして、Excelでタスクリストとして見るのはよく使います。わざわざタスクリストを書き上げなくても、この後どれだけ作業が残っているのか、みんなで共有して確認できるのが良いですね。
あとは、指示の履歴もCubic-MEMOで管理できるところも、意外と便利です。簡単に自分が出した指示を確認しながら、仕上がりをチェックできます。
以前は自分で書き上げた指示原稿は、各自のローカルに保存していたのですが、とにかく大量の作業がありますから、指示原稿を整理して保存しておいても、急に指示原稿を見て確認したい時には目的のファイルを探すのに手間取ってしまうこともありました。

Cubic-MEMOを導入後、どんなことが改善されましたか？

制作作業全体の工数が明らかに減りました。以前はタスク単位での対応となっていたものが、ページ単位での対応となったので、何回も同じテンプレートを書き直して、その度に確認するといったことが無くなりました。１ページ分の制作作業がまとまれば、確認作業も軽減して、結果的に対応漏れの防止にもなっています。それに、Web上で指示の履歴や状況を共有できるので、よくある「言った言わない」が無くなりました。
校正のフィードバック時間も短縮できました。Cubic-MEMOの[フラグ機能]と[ソート]を活用することで制作物の確認や、確認した後の対応までスムーズにできるようになりました。
画面をプリントアウトすることもなくなりましたし、本当に手間の掛かっていたFAXでのやり取りもなくなり、Cubic-MEMOとメールでの連絡だけで済むようになりました。
いままで、仕事中に複数のアプリケーションを使わなくてはいけなかったのですが、Cubic-MEMOを導入してからは、ほとんどブラウザ上で指示のやり取りが出来るので、あとはメール、Excel、この３つを使うだけで良くなりました。

Cubic-MEMOへの今後の期待を教えてください。

機能面はとても充実していると思います。 今後、改善されるならブラウザの画面上でお絵描きが出来るような機能があると便利だと思います。
矢印を書き込んだり、画像を囲んだり出来たら今よりもっと指示を伝えやすくなると思います。それと、画像ファイルのアップロード機能があれば、完璧ですね。
制作時のほぼ全てのやり取りがCubic-MEMOでまとまると思います。